PENDEKATAN SYSTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENDEKATAN SYSTEM INFORMASI MANAJEMEN 

A.       Sistem

1. Pengertian Sistem

Dalam kehidupan sehari-hari sering kita mendengarkan istilah sistem. Apakah sistem itu? menurut Jujun S. Suriasumantri, sistem dapat diartikan sebagai sebuah wujud  keseluruhan dari suatu objek penelaahan dimana unsur dari objek yang berhubungan satu sama lain dalam suatu jalinan yang teratur. Gagne dan Briggs (1977: 105) mengemukakan sistem sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencapai tujuan tertentu, apakah untuk seluruh masyarakat atau untuk sebagian masyarakat. Briggs menyatakan, sistem sebagai rencana kerja yang terpadu dan semua komponen sistem (subsistem) yang dirancang untuk memecahkan kebutuhan tertentu. Jadi jika disimpulkan dalam arti yang sederhana, sistem mengandung pengertian, bahwa wujud sesuatu adalah totalitas dari seperangkat komponen yang tergantung dalam satu jalinan yang teratur dalam proses kegiatan yang menghasilkan tujuan tertentu.

Istilah sistem sudah tidak asing lagi digunakan pada zaman sekarang. Bahkan, orang terdahulu memiliki konsep dalam suatu sistem. Kata sistem sendiri berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) yang berarti satu kesatuan yang terdiri dari unsur atau elemen yang saling terkait untuk memudahkan. Segala sesuatu harus dilihat sebagai sebuah sistem yang memiliki fungsi dan fungsi tertentu. Dalam sebuah sistem ada subsistem yaitu berupa beberapa unsur sistem yang berperan fungsi-fungsi unsur tersebut.  Berikut adalah pengertian sistem menurut Shrode dan Vonich “System is whole coumpounded of several parts”. Sistem adalah keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Hal ini menurut pandangan Shrode dan Voich secara lengkapnya demikian dengan kedua pengarang tersebut istilah sistem itu menunjuk pada dua hal, yaitu pada sesuatu wujud ("entitas") atau benda yang memiliki tata aturan atau susunan struktural dari bagian- bagiannya, dan kedua arah pada suatu rencana, metode, alat, atau tatacara untuk mencapai sesuatu.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan sistem yang sekumpulan unsur yang saling berhubungan dan saling bergantian dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem bisa dikatakan baik jika unsur tersebut berfungsi dengan baik dan menghasilkan suatu produk yang maksimal. Sebuah kesatuan yang kompleks dan teroganisir yang merupakan suatu perkaitan atau penggabungan unsur dan bagian yang membentuk satu kesatuan yang kompleks. Sistem itu merupakan suatu prosedur yang terkait dan terintegrasi sehingga menjadi suatu kesatuan dan ada keterkaitan pada tiap bagiannya. Pada dasarnya sistem mempunyai tiga unsur secara umum dapat dituliskan dibawah ini:

1.      Masukan (Input)

Masukan (input) sistem yang segala hal yang masuk ke sistem dan selanjutnya yang akan diproses. Masukan bisa menjadi hal yang berwujud (yang secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

2.      Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai,  misalnya berupa  informasi dan produk, juga bisa barang yang tidak berguna, misalnya saja sisa limbah atau limbah. Pada pabrik kimia proses dapat menjadi bahan mentah, pada rumah sakit proses dapat menjadi pembedahan pasien.

3.      Output

Keluaran (output) adalah hasil dari pemroresan, pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi , saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

a.2. Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem:

1.      Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang nengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja. tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2.      Input

Masukan (input)  sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan daapat berupa hal hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sementara contoh yang tidak berwujud adalah informasi (contoh permintaan jasa pelanggan)

3.      Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari input menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.

4.      Keluaran.

Keluaran (output) adalah hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, masukan bisa satu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya

5.      Batas

Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.  Contoh, tim sepak bola memiliki aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja suatu sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

6.      Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7.      Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang mengubtungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem

a.3. Ciri-ciri sistem

Dari beberapa pengertian tentang sistem tersebut di atas, dapat diungkapkan bahwa sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a.       Sistem bertujuan bersama dan berorientasi pada tujuan

b.      Tujuan sistem dapat dijabarkan pada beberapa fungsi.

c.       Sistem memiliki komponen-komponen yang dapat menjalankan fungsi-fungsi tersebut

d.      Komponen-komponen sistem saling berhubungan dan tergantung satu sama lain.

e.       Sistem memiliki aspek keterpaduan antar komponen.

f.       Sistem memiliki mekanisme umpan balik

g.      Memproses masukan (input) menj adi keluaran (output)

b.      Pendekatan Sistem

b.1. Definisi Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem didasari oleh pemahaman bahwa suatu keseluruhan harus dipandang  sebagai sebuah konsep yang utuh yang tidak bisa dipisahkan satu dengan lainnya (interdepensi). Pola berfikir sistem (system thinking) meyakini suatu kesatuan harus dipandang sebagai totalitas yang utuh (komprehenshif). Stephen G. Haines mendefinisikan sistem sebagai elemen atau komponen yang bekerja bersama dan saling berhubungan secara keseluruhan dengan baik dan bersifat objektif. Dalam konteks pendidikan, sistem pendidikan dari beberapa sub sistem yang tidak dapat saling terjalin satu dengan komponen lainnya dalam mencapai tujuan pendidikan yang telah ditentukan.

Munculnya pendekatan sistem ini yang dilandasi oleh konsep sistem yang digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Pendekatan sistem sebagai suatu metode atau teknis analisis yang berfungsi untuk memecahkan masalah dan membuat sebuah kebijakan tepat. Pendekatan inilah yang digunakan dalam menganalisis pendidikan sebagai sebuah sistem terhadap sebuah proses manajemen. Engkoswara (2010: 69) menjelaskan bahwa kegiatan analisis sistem harus menekankan pada beberapa hal, yaitu adalah:

1.      Menyadari adanya masalah yang sedang dalam sebuah sistem

2.      Melakukan identifikasi terhadap variabel-variabel yang relevan dalam sebuah sistem.

3.      Melakukan sebuah analisis dan mensintesiskan faktor-faktor yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

4.      Melakukan kesimpulan yang tepat dan optimal dalam bentuk program-program kegiatan.

b.2. Jenjang sistem

Peranan dan tatapan tehadap lingkungan yang beraneka ragam ini sering terjadi dalam bentuk penjenjangan sistem. Batasan tentan penjenjangan sistema banyak macamnya. Secara sederhana yang dimaksud dengan sistem penjadwalan. Untuk ini penjenjangan sistem tersebut dapat dibedakan atas tiga macamnya:

1.      Suprasistem

Supraistem adalah lingkungan dimana sistem berada. Lingkungan yang di sini juga berbentuk sistem tersendiri, yang bertingkat dan perannya lebih luas. Sistem yang lebih luas ini tidak dioperasikan oleh sistem. Suatu sistem dapat memiliki suatu sistem yang lebih yang luas.

2.      Sistem

Sistem adalah sesuatu yang sedang diamati yang menjadi objek dan subjek pengamatan.

3.      Subsistem

Subsistem adalah bagian dari sistem yang secara mandiri. Sistem yang mandiri ini tugas dan perannya lebih kecip daripada sistem.

Tergantung dari sikap dan peran yang sedang, yaitu sesuatu dapat berperan sebagai suprasistem, sistem atau subsistem. Jika yang dimaksud adalah rumah sakit, maka rumah sakit adalah sistem Suprasistemnya menjadi Sistem Kesehatan Nasional sedangkan subsistemnya merupakan berbagai unit fungsional yang ada di rumah sakit. Pendekatan

b.3. Konsep Dasar Pendekatan Sistem

Sistem dan lingkungan pada umumnya dipisahkan oleh batas. Sebagai contoh, untuk sistem kehiduppan kulit memainkan peran batas. Output  dari sistem adalah pada umumnya akibat langsung atau tidak langsung dari input. Apa yang keluar, perlu mendapatkan terlebih dahulu. Namun, output secara umum sangat berbeda dari input. Sistem ini tidak hanya tabung pasif, tapi prosesor aktif. Misalnya, makanan, minuman dan oksigen yang kita ambil, meninggalkan tubuh kita sebagai urin, kotoran dan karbondioksida. Input  menjadi output oleh sistem biasa disebut throughput. Ini telah memberi kita semua komponen dasar dari suatu sistem seperti yang dipahamidalam teori sistem.

Ketika dilihat lebih dekat pada lingkungan sistem, bahwa lingkungan juga terdiri dari sistem berinteraksi dengan lingkungan mereka. Misalnya. Lingkungan seseorang penuh orang lain. Jika sekarang mempertimbangkan kumpulan sistem yang saling terhubung satu sama lain, koleksi yang bisa lagi dilihat sebagai suatu sistem. Misalnya. Sekelompok orang yang berinteraksi dapat membentuk sebuah keluarga, perusahaan, atau kota. Interaksi timbal dengan cara “merekatkan” komponen bersama – sama ke dalam keseluruhan. Jika bagian ini berinteraksi, keseluruhan tidak akan lebih dari jumlah komponennya. Tapi karena mereka berinteraksi, sesuatu yang lebih ditambahkan. Sehubungan dengan bagian yang merupakan subsistem. Sehubungan dengan bagian tersebut, keseluruhan dipandang sebagai sebuah supersistem.

Jadi didapat empat dasar konsep yang mendasar dalam pendekatan sistem, yaitu:

1.      Spesialisasi

Suatu sistem yang dibagi menjadi beberapa komponen yang lebih kecil yang memungkinkan konsentrasi lebih khusus pada setiap bagian komponennya Pembagian ini sesuai untuk memaksima kinerja komponen tersebut dengan tercapainya tujuan yang maksimal Pengelompokan

2.      Pengelompokan

Pengelompokan ini bertujuan agar tidak terjadi kompleksitas dan agar tercipta suatu kedisiplinan kelompok data sub disiplin. Hal tersebut mempengaruhi terjadinya suatu relasi yang baik dalam suatu sistem yang berlaku dalam suatu kelompok tersebut dapat memaksimalkan tugas dan mencapai hasil yang maksimal.

3.      Koordinasi

Dalam suatu kelompok komponen dan sub komponen yang memaksimalkan koordinasi antarkelompok. Komponen tersebut sangat berperan untuk memaksimalkan kerjasama antar kelompok dan tujuan kelompok masing-masing.

4.      Perlengkapan darurat

Dalam suatu sistem ada subsistem yang terbagi atas beberapa komponen untuk memahami pengakuan dan memahami sifat yang muncul dari sebuah sistem. Mengakui sistem secara keseluruhan lebih besar dari jumlah pada setiap bagiannya. Subsistem yang menjelaskan setiap komponen merupakan penjelasan kompleks dari sebuah sistem yang nerupakan struktur dan ruang pada sistem yang nenjadikan sebuah ciri khas dari sebuah sistem tersebut.

c.1. Definisi Sistem dalam Pendidikan

Untuk Memahami Sistem Pendidikan, kita perlu diartikannya. Secara sederhana sistem diartikan sebagai kumpulan dari komponen-komponen tertentu yang terikat dan tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Rapport (968) dalam Dunn (2008) menjelaskan bahwa sistem didefinisikan sebagai “Suatu keseluruhan yang berfungsi sebagai keseluruhan bagian yang saling ketergantungan”. Definisi ini mengandung makna bahwa sistem terdiri dari beberapa sub sistem yang memiliki fungsi dan memiliki ketergantungan antara satu sub sistem dengan sub sitem lainnya.

Elias M. Awad (1979) dalam Engkoswara mengemukakan, “A system can be defined as organized grup of componens (subsistem) linked together according to achives a spesific object”. Definisi ini menegaskan bahwa rangkaian komponen yang ada dirancang untuk diarahkan menuju tujuan yang ingin dicapai. Dari beberapa definisi di atas, bisa kita rumuskan beberapa konsep tentang sistem, diantaranya, (1). Sistem berorientasi pada tujuan yang hendak dicapai (2). Sistem terdiri dari beberapa subsistem komponen; 3). Komponen-komponen dalam sebuah sistem tidak bisa satu dengan yang lainnya.

Taher A Razik & Austin A Swanson (1995) dalam bukunya yang bejudul Fundamental Concept of Educational Leadership and Management mengungkapkan bahwa ada lima pendekatan teoritikal yang bisa digunakan dalam memahami metasistem, yaitu: (1) teori sistem komprehensif dari keseluruhan dan komponen-komponen, (2) Subsistem atau teori proses, (3) Umpan balik dan teori pengawasan sistem dengan sibernetika sebagai pesaing terkemuka, (4) teori dari sistem yang membantu untuk merumuskan longitudinal sistem analisis evolusioner dan (5) output dan analisis output yang berdampak pada sistem aktivitas. Di bawah ini adalah perangkat

 

Gambar 1.1 Model Output Input-Throughput (Sumber Razik & Austin, 2003: 56)

c.2. Sistem Pendidikan Nasional Republik Indonesia

            Undang-undang nomor 20 tahun 2003 menjelaskan Sistem Pendidikan Nasional (SPN) merupakan keseluruhan komponen pendidikan yang saling terkait dan terpadu yang diarahkan pada kesehatan tujuan pendidikan nasional. Dalam sistem pendidikan nasional, pendidikan, sarana, prasaran tenaga pendidik dan kependidikan, kurikulum. Komponen ini tidak bisa saling dibandingkan satu sama lain, sebagai contoh pendidikan tidak bisa terlepas dari biaya karena merupakan salah satu masukan mentah dalam proses pendidikan yang akan menyediakan segala kebutuhan sarana dan prasarana yang dibutuhkan selama proses kegiatan belajar mengajar.

Dalam sistem pendidikan nasional juga dijelaskan tentana jalur, jenjang dan pendidikan. Pendidikan Indonesia memilii jalur pendidikan formal yang terstruktur dan berjenjang yang atas pendidikan dasar, pendidikan, dan pendidikan tinggi; Jenjang pendidikan informal yang dilakukan oleh keluarga dan kegiatan mandiri; dan pendidikan nonfor`mal yang diselenggarakan bagi masyarakat yang membutuhkan layanan pendidikan yang berfungsi sebagai pengganti, penambah, dan/atau pelengkap pendidikan formal dalam rangka mendukung pendidikan sepanjang hayat.

Sedangkan jenjang pendidikan dalam sistem pendidikan nasional terbagi menjadi tiga jenjang mencakup jenjang pendidikan dasar, jenjang pendidikan menengah dan jenjang pendidikan tinggi. Selain itu, dalam sistem pendidikan nasional juga disebutkan tentang jenis pendidikan yang meliputi pendidikan umum, kejuruan, akademik, profesi, vokasi, keagamaan dan khusus.

Secara konseptual menerapkan sistem tata bahasa nasional dapat diakses sebagai berikut:

SISTEM                                  Sistem Pendidikan Nasional

SUB SISTEM                         Pendidikan Tinggi

Pendidikan Anak Usia Dini

Pendidikan Luar Sekolah

KOMPONEN                                     Input-Proses-keluaran

UNSUR                                  Input terdiri dari siswa, guru, sarana dan prasarana, pendidikan pendidikan, dsb.

Proses terdiri dari Metode, teknik, dan strategi yang digunakan

Output terdiri dari lulusan, daya serap lulusan.