TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF 

Penyusun;

Ade Nurodin

Irma Dwi Silviani

Neng Nurhamidah Sa'diyah

 

PEMBAHASAN

A.    Lingkungan Pendidikan

Lingkungan pendidikan adalah berbagai faktor lingkungan yang berpengaruh terhadap praktek pendidikan atau berbagai lingkungan tempat berlangsungnya proses pendidikan, yang merupakan bagian dari lingkungan sosial (Kunaryo, 1999:62). Secara umum fungsi lingkungan pendidikan adalah membantu peserta didik dalam berinteraksi dengan berbagai lingkungan sekitarnya (fisik, sosial, dan budaya), dan utamanya berbagai sumber daya pendidikan yang tersedia agar dapat dicapai tujuan pendidikan yang optimal. (Caca, 2014).

Dalam dunia pendidikan, keberadaan sistem informasi merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Manajemen dalam menggambarkan hubungan kedua aspek tersebut dimana pendidikan sebagai penggerak (drive) terhadap sistem informasi pendidikan, sedangkan  sistem informasi pendidikan akan menjadi penentu kinerja pendidikan.

Dalam sebuah lembaga pendidikan memiliki komponen-komponen yang diperlukan untuk menjalankan operasonal pendidikan, seperti siswa atau mahasiswa, sarana-prasarana, struktur organisasi, proses, sumber daya manusia (pendidik) dan biaya organisasi. Adapun sistem informasi terdiri dari komponen-komponen pendukung lembaga pendidikan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat melakukan aktivitas pendidikan (Rochaety, 2006: 14).

Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Dalam teori manajemen untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan, strategi lembaga pendidikan dan strategi sistem informasi harus saling mendukung sehingga dapat menciptakan keunggulan bersaing (competitive advantage) lembaga pendidikan yang bersangkutan (Rochaety, 2006: 15). Beberapa hal yang perlu diamati dalam lingkungan pendidikan, antara lain yaitu:

1.      Sebuah lembaga pendidikan hanya dapat mengontrol domain internal, namun domain eksternal diluar kemampuan lembaga pendidikan tersebut. Persaingan yang terjadi di antara lembaga pendidikan sebenarnya melakukan pendayagunaan terhadap sumber daya yang dimiliki sehingga menghasilkan jasa pendidikan yang lebih baik, harga terjangkau, kualitas terbaik, dapat disajikan tepat waktu dari pesaing yang berada di luar jangkauan lembaga pendidikan tersebut.

2.      Masyarakat sebagai pengguna jasa pendidikan sangat dipengaruhi oleh trend yang berubah-ubah sewaktu-waktu. Perubahan terjadi secara cepat karena terbukanya arus komunikasi dan informasi global dari mancanegara. Persaingan yang terjadi cenderung menciptakan lingkungan yang berubah secara cepat dan dinamis. Karena itu lembaga pendidikan dituntut untuk cepat beradaptasi dengan lingkungan luar.

3.      Pada abad informasi ini secara langsung maupun tidak langsung, kemajuan teknologi informasi akan memberikan dampak yang signifikan terhadap entitas dalam mengoperasikan lembaga pendidikan (Rochaety, 2006: 16).

B.     Teknologi Informasi untuk Mendorong Keunggulan Kompetitif Lembaga Pendidikan

Banyak pendapat mengatakan teknologi informasi merupakan salah satu senjata persaingan. Hal itu tidak perlu diragukan karena teknologi informasi salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan. Tampak fenomena yang menjadi pilihan masyarakat adalah lembaga pendidikan yang telah memiliki perangkat teknologi informasi yang memadai untuk mendukung berbagai aktivitas operasional lembaga pendidikan tersebut. Hal itu disebabkan oleh penilaian masyarakat tentang kualitas pendidikan dapat dilihat dari kemampuan sebuah lembaga pendidikan dalam memberikan pelayanan jasa pendidikan diantaranya teknologi informasi. Teknologi informasi yang berguna bagi dunia pendidikan bisa menyajikan aktifitasnya secara lebih cepat dan memiliki nilai tambah sehingga dunia pendidikan akan menghasilkan output yang memiliki daya jual (sellable) tinggi.

Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepat tidak saja mengubah cara orang berkomunikasi dan bekerja, namun lebih jauh lagi telah membuat alam persaingan baru. Michael Porter, 1995 dalam manjemen strategi memperkenalkan Five Forces (lima kekuatan) yang harus dicermati oleh pihak pimpinan lembaga pendidikan. Five Forces dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Persaingan antar lembaga pendidikan yang sudah ada (rivalry among existing institution).

Pesaing lama yaitu kumpulan lembaga pendidikan yang menawarkan program pendidikan yang relatif sama di mata masyarakat pengguna jasa pendidikan. Secara prinsipil teknologi yang di jalankan terhadap program pendidikan yang sama ini bagaimana menciptakan program pendidikan yang harganya terjangkau, kualitasnya baik, dan disajikan tepat waktu (on time), yang menjadi ancaman disini adalah jika para pesaing telah menggunakan teknologi informasi untuk menyajikan program pendidikan yang Cheaper, better, maupun Faster.

2.      Ancaman dari lembaga pendidikan pendatang baru (threat of new entrant).

Datangnya ancaman yang kedua yaitu datangnya para pesaing baru dalam dunia pendidikan. dalam era globalisasi informasi lembaga pendidikan baru adalah lembaga pendidikan yang secara fisik datang dan berada pada lingkungan (local, regional, maupun nasional).

3.      Ancaman dari lembaga pendidikan yang menawarkan jasa pendidikan pengganti (threat of substitute educations service).

Ancaman ini datang dari kemampuan teknologi informasi untuk menciptakan program pendidikan pengganti.

4.      Kekuatan tawar-menawar pemasok/masyarakat yang membutuhkan jasa pendidikan (bargaining power of suppliers).

Jika sebelumnya datang secara langsung dari para pesaing lembaga pendidikan yang bersangkutan, ancaman keempat berasal dari komponen rekan yang merupakan pemasok. Dalam hal ini masyarakat calon pengguna jasa pendidikan (calan siswa) atau calon jasa penyaji pendidikan (Pendidik) berkempentingan untuk menciptakan jasa pendidikan yang berkualitas. Jika masyarakat tersebut memutuskan hubungan atau tidak memilih lagi lembaga pendidik tertentu maka lembaga pendidikan yang bersangkutan tidak akan surviv bahkan akan mengalami penurunan jumlah siswa. Oleh karena itu lembaga pendidikan yang ingin mempertahankan eksistensinya harus berorientasi kepada program pendidikan yang betul-betul dibutuhkan oleh masyarakat.

5.      Kekuatan tawar-menawar pembeli (bargaining power of buyer)

Kekuatan ini dengan mudah bertambah karena beberapa faktor berikut.

a.       Era globalisasi telah membuka batas-batas geografis negara sehingga program pendidikan sejenis maupun program pendidikan pengganti yang ditawarkan akan membanjir pasar lokal.

b.      Prinsip program jasa pendidikan yang ditawarkan lembaga pendidikan international biasanya lebih baik dibandingkan dengan jasa pendidikan lokal.

c.       Berlakunya undang-undang yang secara efektif melindungi konsumen (pengguna jasa pendidikan) dari perilaku pendidikan yang melakukan kesalahan.

d.      Kebutuhan penggunaan jasa pendidikan yang semakin bertambah sejalan dengan tantagan baru dalam dunia bisnis, terutama pesatnya perkembangan teknologi informasi. (Rochaety, 2006: 17-20).

C.    Menciptakan Keunggulan Kompetitif Lembaga Pendidikan

Salah satu fasilitas yang ditawakan oleh teknologi informasi dalam dunia pendidikan adalah pembentukan jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas. Ada tiga jenis jaringan yang bisa dibentuk dalam jaringan komunikasi antar lembaga pendidikan yaitu internet, internal dan ekternal. Sistem antarorganisasi (inter organizational system/IOS) akan terbentuk jika dua atau lebih organisasi (lembaga pendidikan) kerja sama dalam pemakaian teknologi informasi. Secara integral ada tiga jenis sistem yang di tawarkan lembaga pendidikan untuk mengimplementasikan IOS. Yaitu sebagi berikut : 

a.       Internet : jaringan internal lembaga pendidikan yang menghubungkan antara kantor pusat dan kantor cabang yang terpisah secara geografis, baik lokal maupun regional

b.       Internal : jaringan komputer publik yang beriorentasi sebagai penghubung lembaga pendidikan dengan para pengguna program pendidikan atau calon siswa atau mahasiswa. 

c.       Ekternal : jaringan yang digabung sebagai alat komunikasi antar lembaga pendidikan dan lembaga pendukungnya, seperti departemen pendidikan, masyrakat, pemerintah dan dunia usaha. 

Lembaga pendidik yang terkait untuk melakukan IOS memiliki alasan popular yang mendasarinya, yaitu sebagi berikut : 

1.      Program Baru (New Programme)

Tujuan diadakan kerjasama antarlembaga pendidikan adalah untuk menghasilkan jasa pendidikan­ yang tidak mungkin dihasilkan oleh lembaga pendidikan jika berdiri sendiri. 

2.      Pelayanan Baru (New Service)

Selain sebagai pelayanan pendidikan yang bersifat fisik, pelayanan baru juga mungkin ditawarkan oleh lembaga pendidikan yang bekerja sama. 

3.      Efesiensi 

Alasan mengadakan kerjasama antarlembaga pendidikan, yaitu efesiensi (terlaksananya proses yang lebih murah dan cepat).

4.      Hubungan antar lembaga pendidikan dan masyarakat 

Bentukan kerja sama lain terjadi antara lembaga pendidikan dan masyarakat, baik sebagai penyedia calon siswa atau mahsiswa untuk lembaga pendidikan ataupun sebagai pengguna jasa pendidikan tersebut. (Rochaety, 2006: 22-23)

a.       Pemanfaatan dan penerapan sistem informasi di masyarakat

Pada era globalisasi saat ini, perkembangan dan kemajuan teknologi berjalan dengan sangat cepat. Karena hal itulah membuat informasi sangat penting dan berharga dalam kehidupan sehari-hari, bahkan harga sebuah informasi menjadi sangat mahal di zaman sekarang ini. Maka dari itu dibutuhkan akses informasi yang cepat pula agar kita tidak tertinggal informasi. Oleh karena itu, di setiap bidang kehidupan kita telah dikembangkan sistem informasi agar dapat lebih mudah, cepat, efisien dan tepat dalam mendapatkan informasi.

Contohnya di bidang pendidikan dan kesehatan. Di bidang pendidikan, akses informasi yang cepat dapat memudahkan proses pendidikan. Di Indonesia sendiri sedang digalakkan penggunaan sistem informasi di setiap sekolah dan universitas agar harapan bahwa pendidikan di Indonesia dapat lebih baik, begitu pula di bidang kesehatan. Informasi bidang kesehatan sangat diperlukan oleh masyarakat agar mereka tidak ketinggalan informasi. Apalagi akhir-akhir ini banyak wabah penyakit yang terjadi di Indonesia, oleh karena itu informasi tentang wabah penyakit tersebut sangat diperlukan sebagai pencegahan dan penanggulangan. (Putra, 2006: 126).

b.      Penggunaan Sistem Informasi dalam Dunia Pendidikan

Ketidakefektifan adalah kata yang paling cocok untuk sistem pembelajaran di Indonesia ini yang mengandalkan tatap muka antara guru dan murid, dosen dengan mahasiswa, dan pelatih dengan peserta latihan. Namun institut yang masih menggunakan sistem tradisional ini mengajar dengan sangat lambat dan tidak seiring dengan perkembangan IT. Sistem konvensional ini seharusnya sudah ditinggalkan sejak ditemukannya media komunikasi multimedia. Karena sifat internet yang dapat dihubungi setiap saat, artinya siswa dapat memanfaatkan program-program pendidikan yang disediakan di jaringan internet kapan saja sesuai dengan waktu luang mereka, sehingga kendala ruang dan waktu yang mereka hadapi untuk mencari sumber belajar dapat teratasi.

Arti IT bagi dunia pendidikan seharusnya berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyiarkan program pendidikan. Namun pemanfaatan IT di Indonesia baru memasuki tahap mempelajari berbagai kemungkinan pengembangan dan penerapan IT untuk pendidikan memasuki millenium ketiga ini. Contoh penerapan sistem informasi dalam dunia pendidikan adalah layanan sistem informasi akademik di sekolah atau di universitas. Siswa atau Mahasiswa dapat mengisi kartu rencana studi, melihat hasil belajar, memberikan penilaian terhadap dosen, melihat informasi beasiswa, dan informasi akademik lainnya. Informasi yang diwakilkan oleh komputer yang terhubung dengan internet sebagai media utamanya telah mampu memberikan kontribusi bagi proses pendidikan.

Teknologi interaktif ini memberikan katalis bagi terjadinya perubahan mendasar terhadap peran guru: dari informasi ke transformasi. Setiap sistem sekolah harus bersifat moderat terhadap teknologi yang memampukan mereka untuk belajar dengan lebih cepat, lebih baik, dan lebih cerdas. Contoh peranan informasi dalam pendidikan adalah:

1.      Akses perpustakaan

2.      Melaksanakan kegiatan belajar mengajar secara online

3.      Menyediakan layanan informasi akademik suatu institusi pendidikan

4.      Menyediakan fasilitas mesin pencari data

5.      Menyediakan fasilitas diskusi

6.      Menyediakan fasilitas direktori alumni dan sekolah (Putra, 2006: 127-129)

5.      Outsourcing (menggunakan jasa lain untuk membantu melakukan aktivitas pendidikan)

Lembaga pendidikan dalam menjalankan aktivitasnya tidak terlepas dari berbagai keterbatasan, baik keterbatasan sumber daya manusia, modal, maupun sarana prasarana, jika lembaga pendidikan tidak memiliki tenaga ahli untuk memperbaiki atau memelihara peralatan kantor, dapat digunakan perusahaan jasa di bidang pemeliharaan alat-alat kantor, seperti komputer. 

6.      Membangun citra lembaga pendid ikan (Image building)

Masih banyak alasan untuk memutuskan diadakannya kerjasama, baik dengan lembaga pendidikan yang sama maupun lembaga lain yang dapat menunjang kelancaran aktivitas lembaga pendidikan tersebut. Salah satunya adalah bagaimana meningkatkan cirta lembaga pendidikan, terutama di era globalisasi. 

7.      Operasi bersama (Join Opreration)

Operasional yang dilakukan bersama-sama antar lembaga baik antarlembaga pendidikan formal maupun antarlembaga pendidikan  nonformal, yang pada dasarnya dibentuk untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa. 

8.      Aliansi Strategi (Strategic Alliance)

Hal ini merupakan bentuk kerjasama antar beberapa lembaga pendidikan untuk tujuan yang bersifat umum dan jangka panjang. Misalnya aliansi antar situasi bagi lembaga-lembaga pendidikan swasta atau perguruan tinggi swasta untuk jurusan tenaga kependidikan baik sekolah tinggi keguruan maupun fakultas Keguruan. 

D.     Teknologi Informasi sebagai Aset Utama Lembaga Pendidikan dalam Jangka Panjang

Kecepatan perkembangan teknologi informasi sangan tinggi sehingga sangat sulit bagi lembaga pendidikan untuk menyususn strategi mempertahankan eksistensisnya dalam jangka panjang (Nagara, 2014).  Ada tiga kunci utama yang mendudkung teknologi informasi untuk di jadikan asset lembaga pendidikan dalam jangka panjang, yaitu sebagai berikut: 

1.      Sumber Daya Manusia 

Yang di maksud sumber daya Manusia adalah staf penanggung jawab perencanaan dan pengembangan teknologi informasi pada sebuah lembaga pendidikan, faktor SDM yang menjadi staf pengembangan teknologi informasi pada lembaga pendidikan harus memiliki tiga dimensi berikut:

a. Keahlian tekhnik sumber daya manusia sangat di butuhkan dalam dunia pendidikan, mengingat cepatnya perkembangan teknologi informasi yang terjadi, keahlian teknik di miliki seorang staf teknologi informasi terutama untuk selalu mempelajari hal-hal baru. 

b. Pengetahuan mengenai dunia pendidikan biasanya di peroleh dari hasil interaksi antar SDM yang terlibat dalam dunia pendidikan, dan mengetahui proses operasional lembaga pendidikan yang menggunakan bantuan tekonlogi informasi serta kemungkinan untuk meningkatkan nilai tambah bagi lembaga pedidikan tersebut. 

c. Orientasi pada pemecahan masalah. Hal ini tidak terbatas pada karakteristik SDM secara tradisional yang hanya terpaku pada tugas-tugas rutin, akan tetapi SDM yang di butuhkan cenderung merupakan kumpulan orang yang selalu berpikir keritis dan kreatif dalam memecahkan masalah yang terjadi pada lembaga pendidikan. 

2. Teknologi 

Seluruh infrastruktur teknologi informasi, ermasuk perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)di pergunakan secara bersama-masa dalam proses operasional lembaga pendidikan karena merupakan tulang punggung terciptanya sistem terintegrasi, dengan biaya relatif terjangkau, untuk biaya oprasional, pengembangan, maupun biaya pemeliharaan, dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang lembaga pendidikan harus mengembangkan infrastrukturnya, pada akhirnya, sistem informasi yang di hasilkan akan memiliki potensi yang dapat di percaya (Reliable), akurat (accurate), dan konsisten (consistent) akan dijadikan panduan pengembangan teknologi informasi yang di bangun sejalan dengan strategi pengembangan lembaga pendidikan.

3.  Relasi 

Yang dimaksud dalam hal ini adalah hubungan teknologi informasi dengan pihak manajemen lembaga pendidikan sebagai pengambil keputusan (decision maker). Menjalin suatu relasi berarti membagi resiko dan tanggung jawab. Dalam mewujudkan relasi ini harus didukung oleh pimpinan tertinggi dari lembaga pendidikan sehingga akan bertanggung jawab pada aplikasi teknologi informasi yang beriorentasi terhadap proses bukan berdasarkan fungsi organisasi. Di samping itu pimpinan tertinggi lembaga pendidikan di harapkan mampu memutuskan skala prioritas pengembangan dan implementasi dari teknologi informasi berdasarkan skala kepentingan lembaga pendidikan, serta harus dituangkan dalam cetak biru (blueprint) panduan perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen pendidikan.